Vakuutusoikeudessa otetaan käyttöön sähköisiä asiointikanavia etuuslaitosten kanssa

Vakuutusoikeudessa on käytössä sähköinen asianhallintajärjestelmä HAIPA, jossa lainkäyttötoimintaan liittyvää asiakirja- ja muuta aineistoa voidaan käyttää sähköisessä muodossa asian vireille tulosta alkaen aina vakuutusoikeuden päätöksen antamiseen. Vakuutusoikeuden tavoitteena on vähentää paperiasiakirjojen käsittelyä ja asiakirja-aineiston toimittamisessa sekä etuuslaitoksilta vakuutusoikeudelle että vakuutusoikeudelta etuuslaitoksille otetaan käyttöön sähköisiä asiointikanavia.

Asiakirja-aineiston toimittamiseen sähköisesti on kaksi eri asiointikanavaa:

1. Viranomaisten sähköinen asiointipalvelu, joka on viranomaisille suunnattu tietoturvallinen tapa viestiä vakuutusoikeuden kanssa. Palvelun kautta etuuslaitokset voivat lähettää oikeudenkäyntimateriaalin vakuutusoikeudelle, vastata vakuutusoikeuden lähettämiin lisälausuntopyyntöihin sekä vastaanottaa myös vakuutusoikeuden päätöksen asiassa.
   
   Palvelun käyttöönotto edellyttää, että viranomaisen Y-tunnus luvitetaan asioinnissa käytettäville valtuuksille. Y-tunnuksen luvittamisen tekee tuomioistuinlaitos. Sitä varten viranomaisen tulee tehdä pyyntö palvelun käyttöönotosta tuomioistuinlaitokselle osoitteeseen [email protected] . Luvittamista varten tarvitaan viranomaisen virallinen nimi ja Y-tunnus.
   
   Palvelun käyttäminen edellyttää lisäksi, että viranomainen valtuuttaa palveluksessaan olevan henkilön/henkilöt asioimaan palvelussa viranomaisen puolesta. Valtuuttaminen tapahtuu DVV:n Suomi.fi/valtuudet-palvelussa https://www.suomi.fi/valtuudet. Siellä viranomaispalvelua käyttäville henkilöille tulee antaa edustamisvaltuus käytettäviin valtuusasioihin. Viranomaiskohtaiset ohjeet käytettävistä valtuusasioista antaa tuomioistuinlaitos palvelun käyttöönotosta tehtävän pyynnön perusteella. Ohjeet valtuuttamiseen löytyvät Suomi.fi/valtuudet-palvelusta.
   
   
2. Toinen sähköinen asiointikanava on suojattu sähköposti. Vakuutusoikeuden oikeudenkäyntiaineisto on pääosin vain asianosaisjulkista eli pidettävä salassa muilta kuin asianosaisilta. Suojatun yhteyden avulla lähettäminen on turvallista ja tapahtuu ilman tietoturvariskiä eikä salassa pidettävää aineistoa saa lähettää suojaamattomana.
   
   Jos käytössänne on oma suojatun sähköpostin järjestelmä, suosittelemme sen käyttämistä.
   
   Oikeudenkäyntiaineiston toimittamiseen voidaan käyttää myös oikeusministeriön tarjoamaa turvapostia (https://turvaviesti.om.fi/), jonka kautta salassa pidettävien ja arkaluontoisten asiakirjojen toimittaminen on turvallista. Palvelun käyttäminen on ilmaista.

Vakuutusoikeus korostaa, että vakuutusoikeudella tulee olla valitusasian käsittelyn yhteydessä kertynyt asiakirja-aineisto kokonaisuudessaan käytössä ja että etuuslaitoksilla on lakisääteinen velvollisuus toimittaa oikeudenkäyntiaineisto vakuutusoikeudelle. Etuuslaitosten tulee huolehtia myös siitä, että vakuutusoikeudella on tiedossa ajantasaiset yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero).

Sähköisten asiointikanavien käyttöönoton tavoitteena on vähentää paperimateriaalin käsittelyä. Lisäksi tavoitteena on joustavoittaa ja nopeuttaa asiakirjaliikennettä vakuutusoikeuden ja etuuslaitosten välillä ja sen myötä lyhentää lainkäyttöasioiden käsittelyaikoja.