Elektronisk ärendehantering

Vid försäkringsdomstolen tillämpas lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet i tillämpliga delar. Med elektronisk kommunikation avses t.ex. möjligheten att lämna in tilläggsutredning i anhängiga mål och ärenden eller övrig kontakt med försäkringsdomstolen via förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst , e-post eller per telefax.

Försäkringsdomstolens beslut delges i elektroniskt format via förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst eller genom skyddad e-post, men inte per telefax.

Uträttande av ärenden via förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst

Ändringssökanden kan uträtta ärenden som gäller ett rättskipningsärende som handläggs i försäkringsdomstolen via förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst. E-tjänsten är ett informationssäkert sätt att kommunicera med försäkringsdomstolen.

I besvärsanvisningen hänvisas till den behöriga myndigheten hos vilken ändring söks och besvären inlämnas. I de flesta besvärsärenden som hör till försäkringsdomstolens behörighet tillämpas ett rättelseförfarande där besvärsskriften ska inlämnas till den förmånsanstalt som fattat det ursprungliga beslutet. Besvären kan endast lämnas in via e-tjänsten i de ärenden där besvären enligt besvärsanvisningen ska inlämnas direkt till försäkringsdomstolen i stället för den förmånsanstalt som fattat beslutet. När ärendet har anhängiggjorts vid försäkringsdomstolen kan ändringssökanden välja att sköta sina ärenden via e-tjänsten.

Via e-tjänsten kan till exempel lämnas in besvär eller ansökan och tilläggsutredningar, svara på begäran om hörande samt ställa frågor. Om ändringssökanden väljer att sköta sina ärenden via e-tjänsten, skickar försäkringsdomstolen begäran om hörande, andra dokument samt försäkringsdomstolens beslut via e-tjänsten.

I e-tjänsten syns ett ärende som ett ärende som ska registreras, som öppet och som stängt. Ett ärende syns som öppet tills beslutet har sänts och ärendet har upphört att vara anhängigt vid försäkringsdomstolen. Dessutom kan man i e-tjänsten följa hur ärendet framskrider på en tidslinje där handläggningsskedena är ärendet har inletts, utredning av ärendet, förberedelse av avgörande och beslutsfattande samt att anhängigheten har upphört. I e-tjänsten syns inte separat datum för beslutet/avgörandet (se mer vid ”behandlingssätt och behandlingsskeden”), utan det syns först efter det att det har gjorts en anteckning om att det beslut som avgjort ärendet har sänts till systemet. Efter att ärendet har stängts i e-tjänsten kan man inte längre skicka meddelanden via e-tjänsten.

Mer information och anvisningar till exempel om bilagornas godkända lagrinsgformat finns på e-tjänstens framsida Rådgivning och vägledning .

Uträttande av ärenden via e-post och telefax

Försäkringsdomstolens e-postadress är vakuutusoikeus(at)oikeus.fi och telefaxnummer är 029 56 431 00. Då man sänder e-post ersätts (at) med tecknet @.

Utredning som sänds till försäkringsdomstolen per e-post ska alltid sändas till den ovan nämnda e-postadressen. Då får också avsändaren en kvittering på att e-postmeddelandet har anlänt till försäkringsdomstolen.

Justitieministerietstjänst för skyddad e-post är ett alternativt sätt att sända dokument som är sekretessbelagda eller innehåller känsliga uppgifter.

Du hittar anvisningen om användningen av skyddad e-post här [pdf, 560.0 kB] .

Om dokumentet sänds som en bilaga till ett e-postmeddelande, ska bilagan sparas i ett format som är oberoende av ordbehandlingsprogram eller andra verktygsprogram. Det rekommenderade lagringsformatet är PDF eller ett annat vanligt lagringsformat. Utförligare uppgifter om godkända lagringsformat finns på rättsväsendets webbsida .

Filer i formaten bat, cmd, com, cpl, emf, exe, pif, rar, scr, vbs eller wmf, filtreras bort av dataskyddsskäl.

E-postmeddelandets storlek, inklusive bilagor, får vara högst 20 megabyte.

Vid anordnande av elektronisk service har myndigheterna, enligt lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003), inte skyldighet att anordna alla möjliga elektroniska sätt för att anhängiggöra ett ärende. Till myndigheternas skyldigheter hör även att säkerställa att datasäkerheten är tillräcklig. Om myndigheten får ett e-postmeddelande som innehåller en länk som inte kan öppnas av datasäkerhetsskäl, kan myndigheten be avsändaren skicka meddelandet på nytt som en vanlig bifogad fil.

Genom elektronisk kommunikation ska myndigheterna erbjuda medborgarna tillräckligt goda möjligheter att uträtta ärenden elektroniskt, dock på ett sådant sätt att myndigheten kan garantera tillräcklig säkerhet i sin egen verksamhet.

Notera följande vid användningen av e-post

Tjänstemäns personliga e-postadresser ska inte användas

De vid försäkringsdomstolen anställda tjänstemännens personliga e-postadresser är inte avsedda att användas av ändringssökanden och man ska under inga omständigheter skicka tilläggsutredningar till en sådan e-postadress. Därför är det möjligt att en utredning som skickats till en tjänstemans personliga e-post på grund av frånvaro inte blir beaktad då försäkringsdomstolen avgör ett mål eller ärende.

Ansvaret för att ett e-postmeddelande kommit fram och mottagningskvittering

Fax eller e-post används på avsändarens egen risk. En handling som ska vara inlämnad inom en viss tid måste skickas till försäkringsdomstolen så att handlingen i sin helhet är tillgänglig i myndighetens mottagaranordning eller datasystem innan den utsatta tiden har gått ut.

En handling anses ha inkommit till en myndighet när den i datatekniskt avseende kan behandlas av myndigheten. Handlingen anses dock inte vara inkommen, om det är omöjligt att utreda avsändarens identitet och handlingen inte heller annars går att öppna.

Rekommendationer gällande innehållet i e-postmeddelanden

Innehållet i tilläggsutredning som inlämnas per e-post bör framgå av själva textdelen i e-postmeddelandet. Försäkringsdomstolen rekommenderar inte att man skickar tilläggsutredning som bilaga till e-postmeddelanden. På grund av dataskyddsaspekter borde en utredning som innehåller sekretessbelagda eller i övrigt känsliga uppgifter inte inlämnas per e-post. Domstolen rekommenderar att information som berör till exempel någons hälsotillstånd eller ekonomiska ställning eller utredning som innehåller personbeteckningar inte ska sändas per e-post. Anvisningar om hur man sänder skyddad e-post hittas på adressen:

https://oikeus.fi/sv/index/oikeuslaitos/asiakirjojentoimittaminen.html

Webbsidor öppnas inte via länkar eller skriftliga hänvisningar

De utredningar som lämnas till domstolensom rättegångshandlingar bör vara tydliga och enhetliga. Till exempel anses inte innehållet på webbsidor utgöra till försäkringsdomstolen sänt rättgångsmaterial då ändringssökanden gjort en skriftlig hänvisning till internet eller då ändringssökanden per e-post har sänt en länk till webbsidor. Försäkringsdomstolen öppnar därför inte webbsidor med anledning av hänvisningar som ändringssökanden gjort. Om ändringssökanden som tilläggsutredning i ärendet vill hänvisa till vissa webbsidor, bör sidornas innehåll lämnas till försäkringsdomstolen i form av utskrifter.

Lagringsenheter

Försäkringsdomstolen har tekniska förutsättningar att öppna de vanligaste lagringsenheterna så som CD- och DVD-skivor samt USB-minnen och universella minneskort.

Om en lagringsenhet som inkommit till försäkringsdomstolen inte kan öppnas med de apparater och programvaror som försäkringsdomstolen har till sitt förfogande meddelas detta till den som sänt in lagringsenheten.

‍