Beskrivning av handlingsoffentligheten

Beskrivning av handlingsoffentligheten

En informationshanteringsenhet ska för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar (Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019 28 §).

Utifrån uppgifterna i en beskrivning av handlingsoffentligheten kan allmänheten och parter ännu bättre specificera en begäran om uppgifter på det sätt som offentlighetslagen förutsätter (Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 921/1999 13.1 §). En begäran om uppgifter ska specificeras på så sätt att myndigheten kan utreda vilken handling eller vilka handlingar begäran gäller.

Syftet med en beskrivning av handlingsoffentligheten är att ge en allmän bild av informationshanteringsenhetens informationshantering och ärenderegister. En domstol är en i informationshanteringslagen avsedd informationshanteringsenhet.

Ett kundregister utgörs av de olika avsnitten av en informationshanteringsenhets ärendehantering och de informationslager som den ansvarar för. Ett ärenderegister är ett logiskt informationslager, som innehåller flera informationslager, som å ena sidan bildas av registreringsuppgifter som antecknats i ärendehanteringen och informationssystemen och å andra sidan av informationsmaterial och handlingar i såväl digital form som i pappersform. Sökparametrarna för informationsmaterial och handlingar varierar mellan ett ärenderegisters olika avsnitt, informationslagren och informationssystemen.

Syftet med denna handling är att redogöra för i vilken omfattning försäkringsdomstolen behandlar uppgifter i samband med behandling av ärenden och lämnar ut uppgifter enligt informationslager för att underlätta uppgörandet av en begäran om uppgifter.

Om förutsättningarna för utlämnande av uppgifter

Om en handling är offentlig och det inte finns andra omständigheter som begränsar utlämnandet av handlingen, är det inte nödvändigt att motivera en begäran om uppgifter eller meddela för vilket syfte informationen används. Vid en begäran om uppgifter ur en sekretessbelagd handling eller handlingar, ur vilka uppgifter kan lämnas ut enbart under vissa förutsättningar, ska den som framför begäran meddela användningssyftet för uppgifterna. Också andra uppgifter kan behövas för att säkerställa att utlämnandet är lagenligt. Till exempel utlämnande av handlingar innehållande personuppgifter kan förutsätta närmare uppgifter om skyddet av personuppgifter (OffL 13.2 §). Också den form i vilken uppgifter ombeds att lämnas ut, till exempel för påseende eller elektroniskt, som en utskrift eller som en kopia, kan påverka de tilläggsuppgifter som behövs (OffL 16 §). Ofta framkommer ett behov av att ställa preciserande frågor i samband med att en begäran om uppgifter tillmötesgås, varför samarbetet i samband med tillmötesgåendet av en begäran om handling underlättas av att kontaktuppgifter uppges.

Beroende på handlingens typ överlämnar försäkringsdomstolen de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller i pappersform. Det är möjligt att en avgift tas ut för kopior. Det är möjligt att ta del av de uppgifter som inte kan överlåtas elektroniskt eller i pappersform i försäkringsdomstolens lokaler. En uppgift ur en handling ges så fort som möjligt, senast inom två veckor från det att en begäran om uppgifter gjorts. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsmängd än vanligt, utlämnas en uppgift ur en offentlig handling eller avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran om uppgifter gjorts.

Information om avgifter som tas ut för handlingar: https://www.vakuutusoikeus.fi/material/attachments/vakuutusoikeus/vakuutusoikeus/22fnfKRqJ/Vakuutusoikeuden_suoritteista_perittavat_maksut.pdf

Information om avgiftsgrunder (justitieministeriets förordning om avgiftsgrunder 935/2020):

Uppgörande av en begäran om uppgifter

Vänligen sänd alla begäranden om uppgifter till försäkringsdomstolens e-postadress [email protected] eller per post till adressen PB 1005, 00521 Helsingfors.

Om din begäran gäller utövande av dina dataskyddsrättigheter, hittar du närmare information i försäkringsdomstolens dataskyddsbeskrivning: https://www.vakuutusoikeus.fi/sv/index/toiminta/tietosuoja.html

Begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagt datamaterial

Om en begäran om uppgifter gäller en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagt informationsmaterial, förutsätts tillstånd av myndigheten för att få uppgifterna (OffL 28 §). Om inte något annat föreskrivs genom lag, kan en myndighet i enskilda fall bevilja tillstånd att ta del av en sekretessbelagd handling för vetenskaplig forskning eller statistikföring eller för ett sådant planerings- eller utredningsarbete som en myndighet utför, om det är uppenbart att de intressen som sekretessplikten är avsedd att skydda inte kränks om uppgifter lämnas ut.

Vid en begäran om uppgifter ur sekretessbelagda handlingar, ska den som ansöker om tillstånd meddela användningssyftet för uppgifterna. Den som ansöker om tillstånd ska se till att nödvändiga åtgärder vidtas för att skydda åtgärderna mot obehörigt tillträde, överlåtelse och annan olaglig behandling. Tillstånd kan inte beviljas då det finns motiverade grunder att tvivla på sökandens förmåga att skydda de mottagna uppgifterna.

Vid uppgörande av en tillståndsansökan rekommenderas det att följande modellblankett används:

Ansökan om att få uppgifter ur myndighetens sekretessbelaga handlingar [pdf, 1.2 MB]

Anvisningar för ifyllande av tillståndsansökan [pdf, 107.6 kB]

Sekretessförbindelse [pdf, 140.4 kB]

Den som i ett ärende är sökande eller anför besvär eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller (part) har rätt att hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen (OffL 11 §). Målet med partsoffentligheten är att trygga en parts rättsskydd då en myndighet beslutar eller har beslutat om en rätt, fördel eller skyldighet som gäller parten.

Försäkringsdomstolens informationslager

1. Informationslagret för rättskipningsärenden

1.1 Informationslagrets användningssyfte

Informationslagret förs för behandling och uppföljning av rättskipningsärenden vid domstolarna. I informationslagret registreras information om ärenden som behandlas och behandlats, parter, behandlingsskedena för ärendena och de handlingar som anknyter till behandlingen av ärendet samt uppgifter om avgörandet i ärendet.

1.2 Informationsmaterial i informationslagret

I informationslagret lagras de uppgifter som förutsätts för behandling av ett rättskipningsärende, såsom specifikationsuppgifter om ärendet, specifikationsuppgifter om ärendebehandlingsprocessen, parterna i behandlingen av ärendet, de interimistiska åtgärder som vidtagits i ärendet, de handlingar som anknyter till ärendet och avgörandet i ärendet.

1.3 Informationssystem

Informationslagret för rättskipningsärenden utgörs av flera ärendehanteringssystem. Dessa utgörs av Lotus Notes ärendehantering och HAIPA. Därtill behandlas ärenden som gäller rättshjälpsärenden i Romeo-systemet.

Handlingar som hör till informationslagret för rättskipningsärenden förvaras i nätmiljöer som är övervakade och försedda med åtkomsthantering och i försäkringsdomstolens verksamhetslokaler.

1.4 Sökparametrar för informationen

Uppgifter kan sökas ur informationslagret för rättskipningsärenden till exempel med ärendets identifierare (diarienummer), typ eller beteckning. Också ur HAIPA-ärendehanteringssystemet kan uppgifter sökas utifrån dokumenttypen eller rubriken. Ur informationslagret är det möjligt att söka uppgifter också med uppgifter om parter. I samband med en begäran om uppgifter rekommenderas det att meddela så noggranna uppgifter som möjligt om ärendet eller handlingarna, såsom identifierare, datum och typ och beteckning för de handlingar som begärs, om dessa är kända. Detta främjar specificeringen av den begärda handlingen, behandlingen av begäran om uppgifter och utlämnandet av uppgifter.

Handlingar som hör till informationslagret för rättskipningsärenden förvaras i nätmiljöer som är övervakade och försedda med åtkomsthantering och i försäkringsdomstolens verksamhetslokaler.

Rättsregistercentralen kan på det riksomfattande planet lämna ut offentliga grundläggande uppgifter om en rättegång eller andra diarieuppgifter.

1.5 Tillgång via ett tekniskt gränssnitt

Uppgifter är inte tillgängliga via ett tekniskt gränssnitt.

2. Informationslagret för administrativa ärenden

2.1 Informationslagrets användningssyfte

Informationslagret för administrativa ärenden förs för behandling och uppföljning av administrativa ärenden. Administrativa ärenden är indelade i allmänna, personal- och ekonomiärenden. Det är nödvändigt att behandla uppgifter för att försäkringsdomstolens lagstadgade rättigheter och skyldigheter ska tillgodoses och fullgöras.

I informationslagret för administrativa ärenden registreras information om ärenden som behandlas eller behandlats, ärendenas behandlingsskeden och handlingar som anknyter till behandlingen av ärendet. Ärenderegistret förs för att tillgodose handlingsoffentligheten, specificera begäranden om uppgifter, strukturera handlingar och uppgifter som överensstämmer med dessa, ordna åtgärder som anknyter till ärendebehandlingen och följa ärendebehandlingstiderna. Därtill lagras i informationslagret information för att sköta till exempel ärenden som gäller tjänsteförhållandet för statlig personal, löneutbetalning och åtkomsträttigheter.

2.2 Informationsmaterial i informationslagret

I informationslagret lagras de specificeringsuppgifter som behandlingen av varje förvaltningsärende förutsätter, såsom en person som inlett ärendet och en person som anknyter till ärendet, de interimistiska åtgärder som vidtagits i ärendet och information om den avslutande åtgärden för ärendet.

2.3 Informationssystem

För informationshanteringen av informationslagret för administrativa ärenden utnyttjas ärendehanteringssystemet för administrativa ärenden HILDA, och operativa informationssystem för statsförvaltningens personal- och ekonomiförvaltning, såsom Kieku, Handi, M2, HRM och SiSi.

Handlingar som hör till informationslagret för administrativa ärenden förvaras i nätmiljöer som är övervakade och försedda med åtkomsthantering och övervakade verksamhetslokaler.

2.4 Sökparametrar för informationen

Det är möjligt att hämta uppgifter ur informationslagret för administrativa ärenden till exempel med ärendets identifierare (diarienummer) och uppgifter om den som inlett ärendet eller en person som anknyter till ärendet. I samband med en begäran om uppgifter lönar det sig att anmäla handlingens eller ärendets datum, om det är känt. Detta främjar specificeringen av den begärda handlingen.

2.5 Tillgång via ett tekniskt gränssnitt

Uppgifter är inte tillgängliga via ett tekniskt gränssnitt.